Privacybeleid Evangeliegemeente Houten
De Evangeliegemeente te Houten, hierna te noemen EGH, is een kerkelijke gemeenschap en verwerkt persoonsgegevens en andere data in overeenstemming met de geldende wetgeving. Als plaatselijk gemeente hechten wij belang aan het bevorderen van de onderlinge band en betrokkenheid en het bijeenzijn rondom het Woord van God. Om die reden worden er ook persoonsgegevens gedeeld en uitgewisseld. Wij vinden daarbij uw privacy belangrijk en gaan zorgvuldig met uw persoonsgegevens om. Uw persoonsgegevens worden uitsluitend door of namens ons gebruikt en worden niet aan derden ter beschikking gesteld. Hieronder staat precies wat u van ons kunt verwachten, aan welke regels we ons houden en wat uw rechten zijn (als de EGH persoonsgegevens van u verwerkt).
Toepasselijkheid
Dit privacybeleid is van toepassing op de verwerking van:
- De door leden, bezoekers, relaties en vrijwilligers verstrekte persoonlijke informatie.
- Data verkregen naar aanleiding van uw bezoek, aan en gebruik van onze website, welke met uw toestemming aan ons zijn verstrekt.
- Data verkregen naar aanleiding van het invullen van machtigings- en aanmeldingsformulieren.
Verwerking van uw gegevens
De EGH houdt een leden- en bezoekersadministratie bij, waarin ook persoonsgegevens van gezinsleden (met name kinderen) worden vastgelegd. De administratie bevat de gegevens van degenen die (aspirant) lid zijn van de EGH en van (vaste) bezoekers. Bezoekers zijn personen die geen lid zijn, maar wel deelnemen aan EGH activiteiten of cursussen en/of daarover geïnformeerd willen worden.
Wij leggen de volgende gegevens van leden en bezoekers vast in onze administratie: (voor)naam, adres, woonplaats, telefoonnummer, e-mailadres, geboortedatum en eventuele gezinsrelaties.
Het verzamelen van persoonsgegevens gebeurt wanneer:
- U lid bent geworden van De EGH.
- U hebt aangegeven als bezoeker of geïnteresseerde geregistreerd te willen worden.
De EGH houdt een verjaardagenlijst bij, die gebaseerd is op de aangeleverde geboortedata. Deze lijst wordt gebruikt voor het vermelden van verjaardagen in het wekelijkse bulletin, voor het informeren van kinderwerkers en gemeenteleiders t.b.v. gemeentelijke activiteiten en eventueel voor het toesturen van een verjaardagskaart. Desgevraagd kan uw naam van deze specifieke lijst verwijderd worden.
De EGH houdt een giftenadministratie bij waarin de volgende gegevens vastgelegd worden: naam, adres, woonplaats en IBAN. Het verzamelen van persoonsgegevens gebeurt wanneer u een bijdrage overmaakt of een machtigingsformulier invult.
We leggen de volgende gegevens vast wanneer u als lid of bezoeker deelneemt aan specifieke activiteiten of cursussen van de EGH: naam, adres, woonplaats, IBAN (wanneer een bijdrage wordt gevraagd), bijzondere persoonlijke gegevens, voor zover van toepassing.
Indien u zich aanmeldt voor het vervullen van een taak/bediening binnen de EGH worden de volgende gegevens vastgelegd bij aanmelding: naam, adres, woonplaats, telefoonnummer, e-mailadres en bijzondere persoonlijke gegevens, die relevant zijn voor het vervullen van een bediening. Hiervoor wordt toestemming gevraagd aan de betrokkene.
We leggen de gegevens van de kinderen van leden en bezoekers vast in een aparte lijst t.b.v. het goed functioneren van het kinderwerk. Het gaat hier om de volgende gegevens: naam, adres, woonplaats, telefoonnummer en e-mailadres van de ouders/verzorgers, geboortedata, groepsindeling school en kinderwerk. Deze gegevens komen uit de leden/bezoekersadministratie en/of worden door bezoekende ouders aangeleverd.
Indien u zich aanmeldt voor een zorgaanvraag worden door de zorgcoördinator de volgende gegevens vastgelegd: naam, adres, woonplaats, telefoonnummer, e-mail en bijzondere gegevens betreffende de hulpaanvraag.
Geen van bovenstaande gegevens wordt aan derden verstrekt (bijvoorbeeld voor commerciële doeleinden).
Audio-opnamen
De meeste preken worden in audiovorm opgenomen en op de website geplaatst. De sprekers worden hiervan op de hoogte gesteld en om toestemming gevraagd.
Aandacht voor zieken in de dienst
Vermelding van zieken op het EGH-bulletin (wekelijks informatieblaadje) of via de gemeentemail vindt plaats in afstemming met en na toestemming van betrokkene(n) en /of hun contactpersonen. Dit betekent dat zieken, vermeld op het EGH-bulletin, tijdens de zondagse eredienst genoemd kunnen worden en/of voorbede voor hen gedaan kan worden.
Gegevens inzien, wijzigen of verwijderen
U kunt op elk moment inzage vragen in de gegevens die wij over u hebben vastgelegd of deze laten wijzigen of verwijderen. Ook kunt u ons vragen om de gegevens door te sturen naar een andere gemeente. U kunt uw wijzigingen doorgeven aan de administratie van de EGH door een e-mail te sturen naar secretariaat@evangeliegemeentehouten.nl. De EGH is verplicht om een bewijs van identiteit te vragen voordat wij u informatie mogen verstrekken over uw persoonlijke gegevens in onze administratie. U kunt ook een verzoek indienen per brief, voorzien van uw naam, adres, telefoonnummer en een kopie van een geldig legitimatiebewijs, gericht aan de administratie van de EGH, p/a Gaffelveld 43, 3993 RD, Houten.
Hoe lang bewaart de EGH uw persoonsgegevens?
De bewaartermijn voor persoonsgegevens is afhankelijk van het doeleinde waarvoor de persoonsgegevens worden gebruikt. Zo worden bepaalde persoonsgegevens (zoals naam en adres van leden, vrienden, donateurs en andere giftgevers) die voor wettelijke doeleinden worden verwerkt, bewaard volgens de wettelijke eisen. Indien uw persoonsgegevens niet meer voor het doel relevant zijn waarvoor ze zijn verstrekt, worden deze verwijderd.
Contact met leden, bezoekers, relaties
De EGH informeert haar leden en bezoekers over allerlei EGH-gerelateerde zaken en activiteiten van derden, voor zover verwant aan de eigen activiteiten. Dit gebeurt op allerlei manieren, waaronder via het wekelijkse bulletin (per e-mail of per papieren versie voor de samenkomst), tijdens de samenkomsten, via de EGH website (www.evangeliegemeentehouten.nl), per e-mail (in aanvulling op de info in het bulletin), post, telefoon en/of social media (voornamelijk via Facebook). Een of meer keer per jaar wordt een update van de leden- en bezoekerslijst achter de login op de website geplaatst. Daarin staan vermeld de naam, adres, woonplaats, telefoonnummers, e-mailadressen en namen en eventueel e-mailadressen van de kinderen van leden en bezoekers.
Afmelden e-mailnieuwsbrieven
Wilt u geen berichten van ons ontvangen? Dan kunt u zich op elk moment afmelden via secretariaat@evangeliegemeentehouten.nl.
Website van de EGH: www.evangeliegemeentehouten.nl
De EGH beschikt over een website, waarop allerlei gegevens terug te vinden zijn.
Tijdens uw bezoek aan de website wordt enige informatie verzameld over de hard- en software van uw computer. Het gaat daarbij om uw IP-adres, browsertype, domeinnaam en toegangstijd. Deze informatie wordt gebruikt om de website te verbeteren. Deze gegevens worden door de meeste websites vastgelegd en blijven anoniem.
Zodra u inlogt op het besloten deel van de website, zullen we een sessiecookie bewaren in verband met uw login informatie. Sessiecookies zijn 2 dagen geldig. Als u “Herinner mij” selecteert, wordt uw login 2 weken bewaard. Zodra u uitlogt van uw account, worden sessiecookies verwijderd.
Indien u redacteur bent van webpagina’s worden de volgende accountgegevens vastgelegd in het Content Management System: naam en e-mailadres. Geen van deze gegevens wordt aan derden verstrekt (bijvoorbeeld voor commerciële doeleinden). U kunt de betreffende accountgegevens opvragen of laten wijzigen/verwijderen via webmaster@evangeliegemeentehouten.nl.
Persoonsgegevens van gemeenteleden staan op de website achter een login en worden alleen op de website zelf gepubliceerd wanneer dit nuttig is voor uitoefening van de functie.
Foto’s van de gemeentelijke activiteiten worden zoveel mogelijk achter de login geplaatst. Worden foto’s in het niet beveiligde deel geplaatst dan worden gemeenteleden hierover vooraf geïnformeerd en kunnen zij het aangeven als zij dit niet wensen. Alle foto’s worden vooraf gescreend. Bij publicatie van foto’s geldt een bepaalde terughoudendheid, zo wordt er bijvoorbeeld gelet op de compositie van de foto en hoe individuele personen erop staan. Dit laatste is een subjectief oordeel en daarom kunt u altijd bezwaar maken tegen plaatsing. Te plaatsen foto’s bevatten geen namen die herleid kunnen worden tot een persoon.
Bezwaar
Wanneer u bezwaar heeft tegen een geplaatste foto waarop u zichtbaar bent, dan kunt u dat (met opgaaf van de reden) kenbaar maken door een e-mail te sturen naar de webmaster (webmaster@evangeliegemeentehouten.nl). De betreffende foto wordt dan zo spoedig mogelijk verwijderd van het portal.
Beveiliging
De EGH heeft technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonlijke gegevens te beschermen tegen verlies of elke vorm van onwettige verwerking. Op deze manier zorgen we ervoor dat persoonsgegevens alleen toegankelijk zijn voor medewerkers die daar vanuit hun functie toe bevoegd zijn en dat we de persoonsgegevens alleen gebruiken voor de doeleinden waarvoor ze zijn verkregen en daarmee verenigbare doeleinden.
Vragen over privacybeleid
De EGH behoudt zich het recht voor om haar privacybeleid te wijzigen. Vragen (bijvoorbeeld om inzage), opmerkingen en klachten m.b.t. de verwerking van persoonsgegevens kunt u e-mailen naar secretariaat@evangeliegemeentehouten.nl U kunt ook contact opnemen met de secretaris de heer Verheul, Gaffelveld 43, 3993 RD, Houten.
Voor algemene informatie en vragen over de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) kunt u zich wenden tot:
De Autoriteit Persoonsgegevens
Postbus 93374
2509 AJ DEN HAAG
Website: www.autoriteitpersoonsgegevens.nl
Privacybeleid Evangeliegemeente Houten te Houten. Versie: 1.0